회의 공간을 효과적으로 계획하고 관리하기위한 팁과 도구

회의 공간을 효과적으로 계획하고 관리하기위한 팁과 도구

오늘날 많은 조직은 사무실 계층 구조를 무너 뜨리고 협업을 장려하기 위해 벽과 칸막이를 제거하는 개방형 사무실 환경을 선택합니다. 문제는 사람들이 여전히 프라이버시를 필요로한다는 것입니다. 큐비클에서 개인 전화를받을 수 있었지만 이제는 전화 부스, 작은 회의 공간 또는 회의실을 찾아야합니다. 그리고 많은 조직에는 이러한 증가하는 수요를 충족하기 위해 할당 된 회의실이 충분하지 않습니다.

프라이버시가 중요한 경우 일정이 중요해집니다. 그러나 많은 조직에서 회의실 일정을 효과적으로 관리하지 못하고 있습니다. 아무도 회의실을 찾을 수 없지만 다음 시간 동안 예약 된 비어있는 회의실이 하나 있습니다. 회의가 취소 된 경우 달력에서 취소되고 회의실을 사용할 수 있습니까?

기술적으로이 문제를 해결하기 위해 우리가 할 수있는 일이 몇 가지 있습니다. 우리는 연결할 수 있습니다 회의 플랫폼 예약 된 시간의 10 분 이내에 시작되지 않는 회의를 자동으로 취소합니다. 또한 모션 센서를 추가하여 사람들이 회의를 갖기 위해 회의실에 들어 왔는지 확인하고 누군가 참석하더라도 취소되지 않도록 할 수 있습니다.

회의 참가자 수를 결정할 수있는 카메라가 있습니다. 이는 예약 및 유지 관리에 도움이 될뿐만 아니라 룸 사용에 대한 유익한 메타 데이터를 제공 할 수 있습니다. 그만큼 Rahi 시스템 팀은 또한 시스템 로그를 감사하여 회의가 정시에 시작되는지, 할당 된 전체 시간 동안 지속되는지 등을 결정할 수 있습니다.

그런 다음 달력으로 돌아가 문제 영역을 식별 할 수 있습니다. 매주 회의가 영원히 설정되고 그 회의를 "소유 한"직원이 더 이상 회사에서 일하지 않는 경우를 보았습니다. 이러한 일이 발생하지 않도록 달력에 논리를 추가 할 수 있습니다.

이제 취소하고 싶지 않은 특정 회의가 있습니다. CEO가 10 분 늦게 출근하는 경우 회의가 정시에 시작되지 않았기 때문에 회의실 예약을 제거하고 싶지 않을 것입니다. 마찬가지로 일부 회사는 임원 사무실을 보조 회의실로 사용합니다. CEO가 외곽에있는 경우 달력에 해당 사무실이 회의 가능한 것으로 표시 될 수 있습니다. CEO의 관리자는 회의실의 "소유자"로 설정되고 필요에 따라 자동 설정을 무시할 수 있습니다.

사무실이있는 사람이 많은 회의를 가지고 있다면 오디오 및 비디오 기능 그들의 공간에서. 사무실에서 소규모 회의를 진행하고 회의실에 대한 수요를 줄일 수 있습니다.

이들은 이러한 문제를 해결하기 위해 Rahi Systems의 오디오 및 비디오 팀이 사용하는 기술 중 일부에 불과합니다. 사용 가능한 회의실이 수요를 충족하지 못하는 경우 당사에 문의하거나 이번 달 웨비나에 참여하세요 보유한 공간의 기능을 극대화하는 방법을 논의합니다. 그리고 새로운 시설로 이전 할 계획이라면 프로세스 초기에 저희와 협력하여 28 월 XNUMX 일에 귀를 기울이는 것이 좋습니다!

저스틴 로이드

Justin Lloyd 정보

Rahi의 A / V 팀의 서비스 제공 관리자 인 Justin은 성공적인 프로젝트 완료를 위해 올바른 리소스가 할당되도록 전략적으로 높은 수준의 계획을 제공합니다. Rahi에 입사하기 전에 그는 상업용 부동산 건설 컨설턴트에서 근무했으며 이전 관리 서비스를 제공했습니다. 이를 통해 고객의 공간 활용과 기술 및 회의 공간을 활용하는 데있어 증가하는 인력이 직면하는 과제를 자세히 이해할 수있었습니다. 업계를 잘 이해하고있는 Justin은 처음부터 A / V를 배웠고 오늘날 사용자의 여러 환경과 오디오 및 시각적 문제에 대해 말할 수 있습니다.

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